Instrukcja zwrotu towaru w programie Rotacja INCORE
Instrukcja reklamacji produktów marki INCORE
English and German language versions:
Instrukcja realizacji zgłoszenia zwrotu towaru sprawnego
Na paczce należy umieścić list wysyłkowy z wymienionymi numerami przyznanych RMA – Zwrot. Dokumenty należy wydrukować korzystając z systemu Serwis Online – zakładka „Zwroty magazynowe”. Nieopisane paczki ze zwracanym towarem nie będą przyjmowane.
Wypełnienie formularza
Aby wykonać zgłoszenie zwrotu magazynowego należy przejść do zakładki „Zwroty magazynowe”, w module serwisowym i kliknąć na pole „Zgłoszenie zwrotu”
Osoba wykonująca zgłoszenie z przypisanym adresem e-mail otrzymuje informacje o statusie produktu.
Niezbędną wartością do poprawnej weryfikacji zwrotu jest dokument WZ (Dostęp do listy dokumentów znajduje się w systemie online.incom.pl). Proszę wprowadzić nr WZ oraz kliknąć przycisk „Znajdź wg nr WZ”
Zakładka „Lista zgłoszeń” pozwala na sprawdzenie czy do danego zgłoszenia został już przydzielony nr RMA, w przypadku pojawienia się komunikatu „Akceptacja” została wyrażona zgoda na wysyłkę towaru. W przypadku braku zgody towar będzie miał status „Odrzucone”. W polu „Uwagi Incom” może pojawić się informacja o wysokości opłaty manipulacyjnej.
W zakładce „List wysyłkowy” można wydrukować specjalną etykietę na paczkę, tutaj wyświetlą się jedynie pozycje, na które została wyrażona zgoda na zwrot i zostały nadane nr RMA.
Prosimy wydrukować etykietę i oznaczyć nią z zewnątrz paczkę. Tylko tak oznaczone przesyłki będą przyjmowane do Incom Group SA
Po weryfikacji należy użyć przycisku „Podgląd wydruku” i wydrukować etykietę, którą to następnie nakleić na paczkę ze zwracanym towarem (należy ręcznie dopisać ilość paczek).
Instrukcja zamawiania kuriera
W celu zrealizowania przesyłki do serwisu Incom Group SA należy posiadać aktywne konto w serwisie pod adresem serwis.incom.pl, następnie zalogować się do portalu i w zakładce „Serwis” wybrać „Zamów kuriera”, wówczas pojawi się okno z formularzem do wypełnienia:
W formularzu należy wypełnić:
- Wagę przesyłki (maksymalnie 30 kg)
- Wskazać miejsce odbioru przesyłki
- Imię i nazwisko osoby realizującej wysyłkę
- kontaktowy dla kuriera
- Datę odbioru przesyłki
- Sugerowany zakres czasowy odbioru
- Wskazane jest zamieszczenie informacji dodatkowych dla spedytora
Po prawidłowym wypełnieniu wszystkich danych oraz po zapoznaniu się z regulaminem i zaakceptowaniu go, należy kliknąć przycisk „Zamów”, dzięki temu zlecenie zostanie wygenerowane.
Można realizować wysyłkę większej ilości zgłoszonych towarów w jednej paczce. Aby tego dokonać należy zaznaczyć zgłoszone wcześniej pozycje na liście w zakładce „Zamów kuriera”.
Przed zamówieniem kuriera, prosimy przygotować przesyłkę odpowiednio ją zabezpieczając przed uszkodzeniami w transporcie.
Koszt pojedynczej paczki do 30 kg wynosi 20 zł netto i jest fakturowany raz w miesiącu po jego zakończeniu, dodawany jest do faktur transportowych.
Po zrealizowaniu zlecenia, istnieje możliwość podglądu wszystkich wygenerowanych zleceń w zakładce „Lista zam. kuriera”. Aby to zrobić, należy wybrać odpowiedni zakres czasowy i zostaną wyświetlone żądane zlecenia z numerami listów przewozowych.
Dodatkowo, za pomocą przycisku „Pokaż” można wyświetlić listę towarów, które są przypisane do konkretnego zlecenia zamówienia kuriera.
Listę wysyłkową z numerami RMA, w przypadku wysyłki na nasz koszt, należy wydrukować używając opcji „Lista wysyłkowa”. Opcja ta po kliknięciu wygeneruje dokument jak poniżej, który to należy wydrukować i nakleić na opakowanie przesyłki. Dodatkowo, tylko i wyłącznie w przypadku wysyłki na nasz koszt, pojawia się informacja o numerze zamówienia kuriera.
Instrukcja zgłoszenia przesyłki uszkodzonej w transporcie
Ogólna procedura uszkodzeń w transporcie
W przypadku problemu związanego z uszkodzeniem przesyłki albo jej brakiem lub zaginięciem należy dokonać odpowiedniego zgłoszenia poprzez „Formularz Kontaktowy” znajdujący się na online.incom.pl. W przypadku uszkodzenia przesyłki lub jej zawartości zgłoszenie powinno być dokonane niezwłocznie po stwierdzeniu problemu, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po odbiorze przesyłki. Incom Group SA zastrzega prawo odrzucenia zgłoszenia nie spełniającego powyższego warunku. Incom Group SA ma prawo żądać przesłania dodatkowych dokumentów i/lub informacji niezbędnych do rozpatrzenia zgłoszenia. Nieprzesłanie takich dokumentów i/lub informacji wstrzymuje proces rozpatrywania zgłoszenia i może być podstawą jego odrzucenia.
Aby zrealizować takie zgłoszenie należy:
1. Zalogować się do portalu Incom Online na stronie online.incom.pl.
2. Po zalogowaniu się do portalu, wybrać opcje „Kontakt -> Formularz kontaktowy” z górnego menu (jak na zdjęciu poniżej) i jako temat zgłoszenia wybrać „Mam problem z przesyłką”.
3. Jako rodzaj problemu wybrać „Uszkodzenie przesyłki”, wypełnić dodatkowo pola wymagane, oznaczone gwiazdką: „Data problemu”, „Nr faktury”, „Data faktury”, „Kurier”, „Nr listu” oraz dokładnie opisać zaistniałą sytuację w polu „Opis pytania/zgłoszenia”. Dodatkowo w przypadku spisania z kurierem protokołu uszkodzeń w transporcie należy załączyć skan dokumentu w polu „Załącznik”.
4. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych pól, należy wysłać zgłoszenie korzystając z przycisku „Prześlij”.
Tak zrealizowane zgłoszenie zostanie przekazane do działu logistyki firmy Incom Group SA, który rozpocznie procedurę odszkodowawczą ze spedytorem.
W razie jakichkolwiek dodatkowych pytań, czy uwag odnośnie spraw związanych z uszkodzeniami przesyłek w transporcie, prosimy o kontakt z Działem Logistyki naszej firmy: logistyka@incomgroup.pl .
Prosimy również pamiętać o tym, że zgodnie z ustawą Prawa przewozowego – dla przewozów drogowych krajowych z dnia 15 listopada 1984, jeżeli przed wydaniem przesyłki okaże się, że doznała ona ubytku lub uszkodzenia, przewoźnik ustala niezwłocznie protokolarnie stan przesyłki oraz okoliczności powstania szkody.
Przewoźnik wykonuje te czynności także na żądanie uprawnionego, jeżeli twierdzi on, że przesyłka jest naruszona. Ustalenia protokolarne powinny być dokonane w obecności uprawnionego, a jeżeli wezwanie go nie jest możliwe albo nie zgłosi się on w wyznaczonym terminie, przewoźnik dokonuje ustaleń w obecności osób zaproszonych przez siebie do tej czynności. Jeżeli po wydaniu przesyłki ujawniono ubytek lub uszkodzenie nie dające się z zewnątrz zauważyć przy odbiorze, przewoźnik ustala stan przesyłki na żądanie uprawnionego zgłoszone niezwłocznie po ujawnieniu szkody, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia odbioru przesyłki.
Protokół podpisują osoby uczestniczące w ustaleniu stanu przesyłki. Jeżeli uprawniony nie zgadza się z treścią protokołu, może zamieścić w nim zastrzeżenie z uzasadnieniem; w razie odmowy podpisania protokołu przez uprawnionego przewoźnik stwierdza w nim fakt i przyczyny odmowy. Uprawniony ma prawo do otrzymania egzemplarza protokołu.
Należy pamiętać, iż przyjęcie przesyłki przez odbiorcę bez zastrzeżeń powoduje wygaśnięcie roszczeń z tytułu ubytku lub uszkodzenia, chyba że:
- szkodę stwierdzono protokolarnie przed przyjęciem przesyłki przez odbiorcę,
- zaniechano takiego stwierdzenia z winy przewoźnika,
- ubytek lub uszkodzenie wynikło z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika,
- szkodę nie dającą się z zewnątrz zauważyć odbiorca stwierdził po przyjęciu przesyłki i w terminie 7 dni zażądał ustalenia jej stanu oraz udowodnił, że szkoda powstała w czasie między przyjęciem przesyłki do przewozu a jej wydaniem.